Lån af klubbens lokaler
Følgende regler blev vedtaget på forårsgeneralforsamlingen 2016 og efterfølgende revideret på forårsgeneralforsamlingen 2019:
Udlån af Sundby Kajakklubs lokaler til private arrangementer for medlemmer
Udlånsperiode og pris
Sundby Kajakklubs lokaler kan lånes af et frigivet medlem (ikke i restance) af klubben i én weekend i hver af månederne januar, februar, marts og november. Månederne benævnes som en periode i det år vinterperioden ligger (november 2016 samt januar, februar, marts 2017 benævnes således udlånsperioden 2017).
Lokalerne kan lånes lørdag eller søndag.
Medlemmet pålægges et administrationsgebyr på kr. 1000,- for lån af klubben.
Beløbet skal være indbetalt senest 30 dage før benyttelse.
Beløbet indbetales på klubbens konto i Sydbank.
Regnr: 6825 Kontonr: 1019433
HUSK: Tekst i reference: Lokalelån + dit navn.
Kategorier
Arrangementer kategoriseres i tre klasser: A, B og C. Ansøgninger til arrangementer i klasse A prioriteres over B og C. Ansøgninger til arrangementer i klasse B prioriteres over C. Er der indkommet rettidige ansøgninger (se herunder) til samme weekend i samme klasse trækker to medlemmer af bestyrelsen lod mellem de indkomne forslag.
Arrangementet skal være medlemmets egen begivenhed.
Følgende arrangementer er mulige:
Klasse A
– Bryllup
– Superrund fødselsdag; 100, 75, 50
– Kobber-, sølv-, guldbryllup, etc.
– Egen konfirmation/nonfirmation el tilsvarende
Klasse B
– Andre runde fødselsdage, herunder 18 år
– Svendegilde
– Afsluttet videregående uddannelse
Klasse C
– Barnedåb/navngivningsfest
– Andre fester el. arrangementer for medlemmet (fx fødselsdage, afsluttet ungdomsuddannelse, polterabend, anden lejlighed)
Mærkedagen skal ligge indenfor ± et år fra afholdelsen.
Ansøgning
Ved lån af lokalerne skal ansøgning sendes til bestyrelsen via mail med angivelse af begivenhed og ønsket måned/dato. Ansøgningen skal være bestyrelsen i hænde senest 1. januar året før udlånsperioden. Eksempelvis skal ansøgning til arrangement i november 2017 samt januar, februar og marts 2018 (udlånsperiode 2018) foreligge inden 1. januar 2017. Kommer der ikke ansøgninger inden denne dato udskydes deadline til 1. juni. Er der fortsat ingen ansøgninger, kan der frit søges frem til senest 1 måned før datoen og der skelnes således ikke til kategorien. I denne periode gælder ’først til mølle’ princippet. Herefter bortfalder muligheden for at låne lokalerne helt.
Så snart der er truffet afgørelse om, hvilket arrangement, der skal afholdes meldes dette ud af til klubbens medlemmer og datoen er således fastlagt
Karantæne
Har man afholdt et arrangement, har man ikke mulighed for at låne klubben i to udlånsperioder efter afholdelsen. Har man fx holdt et arrangement i udlånsperioden 2017 kan man først låne igen i udlånsperioden 2020. Man kan dog frit ansøge, da karantæne ikke effektueres såfremt der ikke er andre udlån.
Karantænen opretholdes selvom det bookede arrangement aflyses.
Oprydning, skader på inventar mm.
Man afholder selv alle udgifter til oprydning og rengøring, herunder også selskabets forbrug af fornødenheder samt vask af håndklæder/viskestykker. Lokalerne skal efterlades opryddet og rengjort inden kl. 12 om søndagen for et lørdagsarrangement og inden kl. 24 for et søndagsarrangement.
Øvrige forhold
Udlånet er begrænset til fællesarealet inkl. gang, toiletter og køkken. Derudover må udendørsfaciliteterne (terrasse, græsareal for og bag) benyttes under eget ansvar. Det er ikke tilladt at befinde sig i træningslokalet, værkstedet eller kajakhallerne.
De ovennævnte områder er i tidsrummet for udlån forbeholdt det medlem, som har lånt lokalet og der er således begrænset adgang for medlemmerne. Ligeledes kan hverken bestyrelsen eller andre medlemmer disponere over lokalerne. Øvrige medlemmer kan dog benytte træningslokalet, omklædningsrum og toiletter under hensyntagen til arrangementet. Medlemmer som opholder sig i klubben under arrangementet henstilles til at tage behørigt hensyn til arrangementet og dets gæster.